Arhiviranje; mi to svakodnevno radimo za naše papirne dokumente, ali da li postoji dovoljno strukture u našem arhivskom sistemu da sve to ponovo pronađemo?
Većina nas to mrzi: dokumentovanje, sređivanje i arhiviranje. Mnoge organizacije gube mnogo dragocenog vremena na pronalaženje informacija koje moraju biti „negde“ u arhivi. Naročito s obzirom na količinu informacija koje su danas dostupne, važno je stvoriti strukturu i odvojiti suštinske od sporednih pitanja. To znači: čuvanje relevantnih stvari na mestima koja se lako mogu pronaći i izbacivanje nevažnih papirnih dokumenata. Pokazalo se da je ovo drugo teže od prvog. Arhiviranje je umetnost, da tako kažem!
Sređivanje
Da biste imali pregled i omogućili da vaše poslovanje radi na strukturisan i efikasan način, potrebno je redovno sređivanje. Očigledno je da ne možete mirno da radite kada vam je sto pretrpan hrpom papira. Verovatno ćete izgubiti mnogo vremena tražeći prave papire, najnoviju verziju dela na kome ste radili, povratne informacije vašeg šefa ili izveštaj sa sastanka.
Kako kreirate strukturu?
– Napravite sistem poštanskih sandučića ili fascikli koji vam je praktičan. I što je još važnije, držite se tog sistema!
– Ne koristite samo taj zgodan sistem za svoje papirne dokumente, već i za e-mailove i elektronske fascikle.
– Koristite najmanje jednu fasciklu po poslu.
– Jednom mesečno odvojite vreme da prelistate hrpe papira i odmah ih bacite ili arhivirajte.
– Odložite sve u svoje poštanske sandučiće ili fascikle na kraju dana. Čist sto je čist um!
Arhiviranje znači pronalaženje
Ono u čemu često grešimo je čuvanje svega što nam može zatrebati u nekom trenutku u budućnosti. Ali arhiviranje i preuzimanje funkcioniše samo ako arhivirate prave papire! U zvučnoj i strukturiranoj arhivi, nećete morati dugo da tražite da biste pronašli tačno ono što tražite. Dobra arhiva se sastoji od:
– Struktura
– Samo konačna verzija dokumenata
– Pododeljenje koje je lako razumeti
Saveti za dobru arhivu:
– Zamislite arhivu koja ima istu strukturu digitalno kao i fizički.
– Sačuvajte samo konačne verzije dokumenata.
– Uverite se da su sve informacije potpune, pre nego što ih arhivirate.
– Arhivirajte redovno.
Pregledajte svoju arhivu jednom godišnje, i izbacite ono što više ne treba da se čuva, ako vam zatreba pomoć oko toga, javite nam, bilo bi nam zadovoljstvo da vam pomognemo!